Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản cho phép bạn tạo nhiều loại tài liệu , bao gồm thư từ, sơ yếu lý lịch, v.v. Trong bài học này, bạn sẽ học cách điều hướng giao diện Word và làm quen với một số tính năng quan trọng nhất của nó, chẳng hạn như Ribbon , Thanh công cụ Truy cập Nhanh và chế độ xem Backstage .
Các quy trình trong hướng dẫn này áp dụng được cho tất cả các phiên bản Microsoft Word gần đây , bao gồm Word 2019 , Word 2016 và Office 365. Có thể có một số khác biệt nhỏ, nhưng nhìn chung các phiên bản này đều tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn , giờ cùng bắt đầu tìm hiểu về Word nhé
Giao diện Word
Khi bạn mở Word lần đầu tiên, Màn hình Bắt đầu sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể tạo tài liệu mới , chọn mẫu và truy cập các tài liệu đã chỉnh sửa gần đây . Từ Màn hình Bắt đầu , hãy tìm và chọn Tài liệu trống để truy cập giao diện Word.
Nhấp vào các nút tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về giao diện Word.
Làm việc với môi trường Word
Tất cả các phiên bản Word gần đây đều bao gồm Ribbon và Thanh công cụ truy cập nhanh , nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong Word, cũng như chế độ xem Backstage (Thông tin file).
Thanh Ribbon
Word sử dụng hệ thống Ribbon theo thẻ thay vì menu truyền thống. Ribbon chứa nhiều thẻ , bạn có thể tìm thấy chúng ở gần đầu cửa sổ Word.
Mỗi tab chứa một số nhóm lệnh liên quan . Ví dụ: nhóm Phông chữ trên tab Trang chủ chứa các lệnh định dạng văn bản trong tài liệu của bạn.
Một số nhóm cũng có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải mà bạn có thể nhấp vào để có thêm nhiều tùy chọn hơn.
Hiển thị và ẩn Ribbon
Nếu bạn thấy Ribbon chiếm quá nhiều diện tích màn hình, bạn có thể ẩn nó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên Tùy chọn Hiển thị Ribbon ở góc trên bên phải của Ribbon, sau đó chọn tùy chọn mong muốn từ menu thả xuống:
- Tự động ẩn Ribbon : Tự động ẩn sẽ hiển thị tài liệu của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon. Để hiển thị Ribbon, hãy nhấp vào lệnh Mở rộng Ribbon ở đầu màn hình.
- Hiển thị Tab : Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab vẫn sẽ hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab.
- Hiển thị Tab và Lệnh : Tùy chọn này sẽ phóng to Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở Word lần đầu tiên.
Thanh công cụ truy cập nhanh
Nằm ngay phía trên Ribbon, Thanh công cụ Truy cập Nhanh cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, thanh công cụ này hiển thị các lệnh Lưu , Hoàn tác và Làm lại , nhưng bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo nhu cầu.
Để thêm lệnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh:
Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải Thanh công cụ truy cập nhanh .
Chọn lệnh bạn muốn thêm từ menu.
Lệnh sẽ được thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
Hiện thị thanh Thước (Quan trọng cho căn chỉnh)
Thước kẻ nằm ở phía trên bên trái tài liệu. Nó giúp bạn dễ dàng căn chỉnh tài liệu chính xác hơn. Nếu muốn, bạn có thể ẩn Thước kẻ để tạo thêm không gian màn hình .
Để hiển thị hoặc ẩn Thước kẻ:
- Nhấp vào tab Xem .
- Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Thước để hiển thị hoặc ẩn Thước.
Xem thông tin file
Chế độ xem Backstage cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để lưu, mở tệp, in và chia sẻ tài liệu. Để truy cập chế độ xem Backstage, hãy nhấp vào tab Tệp trên thanh Ribbon .
Nhấp vào các nút tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về cách sử dụng chế độ xem Backstage. bạn có thể khám phá nhiều thông tin về file bạn đang làm việc như kích cỡ, số trang, thời gian chỉnh sửa gần nhất, tác giả…
Chế độ xem và phóng to tài liệu
Word có nhiều tùy chọn xem khác nhau giúp thay đổi cách hiển thị tài liệu. Bạn có thể chọn xem tài liệu ở Chế độ Đọc , Bố cục In hoặc Bố cục Web . Các chế độ xem này có thể hữu ích cho nhiều tác vụ khác nhau, đặc biệt nếu bạn định in tài liệu. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để dễ đọc tài liệu hơn.
Chuyển đổi chế độ xem tài liệu
Việc chuyển đổi giữa các chế độ xem tài liệu khác nhau rất dễ dàng. Chỉ cần tìm và chọn lệnh xem tài liệu mong muốn ở góc dưới bên phải của cửa sổ Word.
- Chế độ Đọc : Chế độ này mở tài liệu ra toàn màn hình. Chế độ này rất phù hợp để đọc lượng văn bản lớn hoặc chỉ đơn giản là xem lại công việc của bạn.
- Bố cục in : Đây là chế độ xem tài liệu mặc định trong Word. Nó cho biết tài liệu sẽ trông như thế nào trên trang in.
- Bố cục web : Chế độ xem này hiển thị tài liệu dưới dạng trang web, có thể hữu ích nếu bạn sử dụng Word để xuất bản nội dung trực tuyến.
Phóng to và thu nhỏ
Để phóng to hoặc thu nhỏ, hãy nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng ở góc dưới bên phải của cửa sổ Word. Bạn cũng có thể chọn lệnh + hoặc – để phóng to hoặc thu nhỏ theo từng mức nhỏ hơn. Con số bên cạnh thanh trượt hiển thị tỷ lệ phần trăm thu phóng hiện tại , còn được gọi là mức thu phóng .
Thử thách!
- Mở Word và tạo một tài liệu trống .
- Thay đổi Tùy chọn hiển thị Ribbon thành Hiển thị Tab .
- Sử dụng Thanh công cụ Truy cập nhanh Tùy chỉnh , thêm Mới (Add new) , In nhanh (Quick print) và Chính tả & Ngữ pháp.
- Trong thanh Tell me , nhập Shape và nhấn Enter .
- Chọn một hình dạng từ menu và nhấp đúp vào một vị trí nào đó trên tài liệu của bạn.
- Hiển thị Thước kẻ nếu nó chưa hiển thị.
- Phóng to tài liệu lên 120%.
- Thay đổi chế độ xem Tài liệu thành Bố cục Web .
- Khi hoàn tất, tài liệu của bạn sẽ trông giống như thế này:
- Thay đổi Tùy chọn hiển thị Ribbon trở lại thành Hiển thị tab và lệnh và thay đổi Chế độ xem tài liệu trở lại Bố cục in .
Như vậy, bạn vừa tìm hiểu và làm quen một trong các bước đầu tiếp xúc làm việc với Microsoft Word rồi đấy, hãy xem thêm nhiều bài viết hơn trong website để khám phá thêm những mẹo hay về tin học nhé
